Главная » Предпренимателю » 2-НДФЛ: кто и когда сдает, образец, особенности сдачи и заполнения

2-НДФЛ: кто и когда сдает, образец, особенности сдачи и заполнения

Справка 2-НДФЛ имеет очень простую структуру, но при этом является одним из ключевых элементов налоговой отчетности организации-работодателя. В части ее подготовки есть множество нюансов — рассмотрим их последовательно.

Что представляет собой справка 2-НДФЛ?

Справка 2-НДФЛ — это документ, который в 2018 году и ранее составлялся по форме, утвержденной приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/[email protected] Данный приказ устанавливал одну общую форму справки, которая:

  • сдавалась в ФНС налоговыми агентами в целях информирования налоговиков о факте начисления НДФЛ — в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ, а также в целях информирования их о суммах не удержанного НДФЛ — в соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ
  • выдавалась получателям налогооблагаемого дохода (например, наемным работникам) по их запросу.

Начиная с 2019 года (по отчетности за 2018 год, а затем — и за последующие годы) справка составляется в соответствии с новым приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/[email protected]

Он устанавливает 2 отдельные разновидности справки:

  • составляемую по форме, приведенной в приложении № 1 к приказу (используется для налоговой отчетности агента)
  • составляемую по форме, приведенной в приложении № 5 к приказу (используется для выдачи получателям дохода).

2-НДФЛ: кто и когда сдает, образец, особенности сдачи и заполнения

Перечислим ключевые особенности справки 2-НДФЛ:

  • В справке доходы показываются за налоговый период — то есть, за год. Не бывает справки, выдаваемой за квартал, полугодие или месяц. Но если справка оформлена по запросу получателя дохода, в ней расписываются сведения по его доходам за месяцы года, предшествующие дате составления документа.
  • Важнейший признак 2-НДФЛ — персонифицированность. Одна справка составляется в отношении одного получателя дохода.

Рассмотрим, в каком случае и перед кем возникают обязанности по составлению первой или второй разновидности новой справки.

Кто сдает 2-НДФЛ и существует ли ее «нулевая» версия?

Итак, первая разновидность справки 2-НДФЛ — та, что сдается в ФНС налоговым агентом. Таким агентом считается ИП или юридическое лицо, выплатившее облагаемый НДФЛ доход физическому лицу, не зарегистрированному как ИП или в качестве плательщика налога на профдоход. Кроме того, налоговыми агентами по НДФЛ считаются: частнопрактикующие нотариусы адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты обособленные подразделения иностранных юрлиц.

Доход может быть представлен:

  • зарплатой
  • оплатой работ или услуг по гражданско-правовому договору
  • дивидендами.

Если ИП или юрлицо никому из физлиц не выплачивали налогооблагаемых доходов, то и повода для составления справки не возникает. Не существует нулевой формы 2-НДФЛ (в отличие от деклараций или отчетов по страховым взносам). Не играет роли и тот факт, что у фирмы есть действующий трудовой договор с человеком: теоретически тот может быть в течение всего года в очень длинном отпуске или на больничном и не получать от работодателя каких-либо выплат.

2-НДФЛ: кто и когда сдает, образец, особенности сдачи и заполнения

Отметим, что физлицо, получившее доход от налогового агента, в свою очередь, не обязано составлять декларацию 3-НДФЛ, как не обязан делать этого и сам агент за получателя дохода. Эту декларацию потребуется составить, если человеку нужно оформить налоговый вычет — причем, сделать это ему придется самостоятельно либо обратившись в специализированную фирму. Основной источник данных для декларации — как раз справка 2-НДФЛ. При этом налоговый агент-работодатель может помочь работнику в составлении «добровольной» (необязательной) декларации 3-НДФЛ, но вправе и отказать в этом.

Вторая разновидность справки 2-НДФЛ — та, что выдается налоговым агентом непосредственно получателю дохода по его запросу (например — при оформлении им кредита в банке, визы за границу РФ или целях оформления налогового вычета). Такой запрос может осуществляться как угодно часто — и во всех случаях работодатель обязан его удовлетворить в установленные законом сроки.

Работник вправе попросить работодателя выдать несколько одинаковых справок 2-НДФЛ одновременно, не объясняя причин, для чего они нужны.

Безусловно, работодатель также обязан соблюдать все сроки сдачи 2-НДФЛ в налоговую.

Когда надо сдавать форму?

Справка 2-НДФЛ подлежит сдаче в ФНС налоговым агентом:

  • до 1 апреля года, идущего за отчетным, — в общем случае
  • до 1 марта года, идущего за отчетным, — только, если с тех или иных доходов не удалось удержать налог (чуть позже мы рассмотрим подробнее, как определить момент удержания НДФЛ, а также установить факт невозможности его удержания).

В обеих справках показываются как те доходы, по которым налог удержан, так и те, по которым налог не удержан. Различаться справки будут только признаком, который проставляется в каждой из них на Титульном листе (на 1-й странице справки): в «общей» апрельской справке проставляется признак 1, а в мартовской справке, показывающей, что есть неудержанный НДФЛ, показывается признак 2.

2-НДФЛ: кто и когда сдает, образец, особенности сдачи и заполнения

Теперь рассмотрим сроки выдачи 2 НДФЛ получателю доходов — по его запросу. Сроки выдачи справки в рассматриваемом случае относительно момента запроса строго не определены положениями НК РФ. Но фактически они могут устанавливаться иными нормативными актами. Так, в ст. 62 ТК РФ сказано, что работодатель обязан выдать работнику справку о его доходах в течение 3-х дней с момента получения запроса.

В справке для получателя дохода, аналогично предыдущему случаю, показываются как те доходы, по которым налог удержан, так и те, по которым он не удержан.

О кодах доходов для справки 2-НДФЛ подробно рассказано здесь.

Теоретические вопросы мы разобрали, но при заполнении возникаете множество нюансов определения правильной величины доходов, по которым НДФЛ считается удержанным, величины самого удержанного налога (как и не удержанного) и иных. Рассмотрим эти нюансы далее — условившись, что заполняем мы справку, предназначенную для ФНС.

Как правильно заполнить 2-НДФЛ и рассчитать удержанный налог

Подробный порядок заполнения формы, утвержденный ФНС, представлен здесь.

К самым проблемным задачам при заполнении справки — тем, которым следует уделить повышенное внимание, относятся:

Заполнение полей:

  • по доходам (поле «Общая сумма дохода» на Титульном листе — на 1-й странице справки, а также «помесячные» поля в Приложении к справке — на 2-й ее странице)
  • «Налоговая база» на Титульном листе
  • «Сумма налога исчисленная» на Титульном листе
  • полей, где отражаются данные по вычетам (они есть как на Титульном листе, так и в Приложении к справке).

Все они связаны между собой.

Вычеты по справке 2-НДФЛ — уместно начать рассказ с них — классифицируются на 2 категории:

  • Те, что относятся к стандартным, социальным и имущественным. Эти вычеты, в соотнесении с кодами, установленными приложением № 2 к приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/[email protected], показываются на Титульном листе (и только там).
  • Прочие. Они, в соотнесении с кодами по тому же приложению № 2 к приказу № ММВ-7-11/[email protected], показываются в Приложении к справке (и только там).

Все суммы обеих указанных разновидностей вычетов суммируются, после чего получившийся итог вычитается из показателя «Общая сумма дохода». Результат записывается в поле «Налоговая база».

2-НДФЛ: кто и когда сдает, образец, особенности сдачи и заполнения

Показатель «Общая сумма дохода» на Титульном листе должен быть равен сумме доходов, «расписанных» помесячно в Приложении к справке. Доходы в Приложении к справке показывают в соотнесении с кодами, установленными приложением № 1 к тому же приказу № ММВ-7-11/[email protected]

Исчисленный НДФЛ (поле «Сумма налога исчисленная») — это ставка, умноженная на показатель в поле «Налоговая база».

А если никаких вычетов не было, то, очевидно, поля «Общая сумма дохода» и «Налоговая база», будут равны друг другу.

2-НДФЛ: кто и когда сдает, образец, особенности сдачи и заполнения

Скачать коды вычетов для 2-НДФЛ можно здесь.

Заполнение поля «Сумма налога удержанная»

Прежде всего, скажем пару слов о соотнесении налога «исчисленного» и «удержанного». Налог в общем случае считается исчисленным, когда налогооблагаемый доход выдан физлицу на руки или переведен на счет в банке. Исключительное правило установлено в отношении заработной платы. Вне зависимости от того, когда зарплата (в части аванса или основной суммы) выдана на руки, доход считается полученным в последний день месяца, за который заработная плата насчислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). При этом, даже если работодатель задерживает зарплату, она, тем не менее, считается доходом работника, и налог с него исчисляется. В справке такой доход показывается в Приложении (и влияет на сумму дохода на Титульном листе) за месяц, в котором он подлежит выплате в соответствии с трудовым договором.

Удержание НДФЛ в общем случае осуществляется при фактической выплате дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ). То есть — одновременно с исчислением НДФЛ. А если доход — это зарплата, то ситуация особенная.

Как правило, зарплата состоит из 2 частей: аванса за 1-ю половину месяца — выплачиваемого после 15 числа, и основной части (за 2-ю половину месяца) — выплачиваемой в первых числах следующего месяца. Обе части зарплаты считаются выплаченными в последний день месяца. Это значит, что НДФЛ как с аванса, так и с основной части зарплаты:

  • исчисляется в последний день месяца
  • удерживается в день выплаты основной части зарплаты (поскольку с аванса его удержать нельзя — в силу того, что на момент его выплаты он еще не признан налогооблагаемым доходом).

Таким образом, та часть исчисленного налога, в отношении которой соблюдены условия удержания, и показывается в рассматриваемом поле.

2-НДФЛ: кто и когда сдает, образец, особенности сдачи и заполнения

Заполнение поля «Сумма налога, неудержанная налоговым агентом»

Сумма неудержанного по итогам года налога может складываться из тех сумм НДФЛ, которые исчислены, к примеру:

  • По задержанной заработной плате. Здесь все очевидно: если не было выплат на руки (хотя они и считаются произведенными), то и налог удерживать не из чего.
  • По выплатам в натуральном виде. С самих натуральных выплат нельзя удержать НДФЛ — поскольку он может быть удержан только с денежных доходов. Налог с таких выплат подлежит удержанию с ближайших денежных доходов физлица. Но если их до конца года не было, то данный налог останется неудержанным.

Особый случай — выплата зарплаты за декабрь. Как мы отметили выше, до конца месяца зарплата не считается выплаченным доходом. Частный случай — аванс за декабрь, по которому налог (вместе с тем НДФЛ, что берется с основной части зарплаты) будет удержан в январе.

Означает ли это, что НДФЛ с декабрьского аванса нужно показать в 2-НДФЛ как неудержанный (и не перечисленный)? ФНС считает, что это не так. Сведения по доходам в виде оплаты труда, как отмечают налоговики, следует отражать в справке в привязке к факту их исчисления (письмо ФНС России от 02.03.2015 № БС-4-11/3283).

2-НДФЛ: кто и когда сдает, образец, особенности сдачи и заполнения

2-НДФЛ: кто и когда сдает, образец, особенности сдачи и заполнения

Остальные поля 2-НДФЛ заполняются, в целом, «по инструкции» (приложение № 2 к приказу № ММВ-7-11/[email protected]): никаких существенных сложностей с ними нет. Главное — не допускать фактических ошибок.

Образец заполнения справки 2-НДФЛ за 2018 год

Рассмотрим, как оформить 2-НДФЛ, на примере.

Работник Степанов В.С. в течение 2018 года получил зарплату в сумме 610 000 рублей. В начале года он принес из ФНС уведомление на имущественный вычет на сумму 106 000 рублей. НДФЛ в соответствующей сумме в 2018 году с зарплаты Степанова на основании данного уведомления не исчислялся. В декабре Степанов В.С. получил от работодателя материальную помощь 4 000 рублей, по которой был применен полный вычет.

В примере задокументированы:

Месяц

Код дохода

Ознакомиться с образцом справки, заполненной в соответствии с рассмотренным примером (сдаваемой в ФНС), вы можете здесь.

Далее разберем примеры типичных ошибок при подготовке справки 2-НДФЛ и рассмотрим, к каким последствиям могут они привести.

Что будет при неправильном заполнении справки 2-НДФЛ?

Несмотря на сравнительно простую структуру справки, наделать ошибок можно практически в любой ее части. Так, распространены ошибки:

  • При заполнении поля «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом». Единственные причины излишнего удержания налога — ошибка бухгалтера или программный сбой, вследствие которых НДФЛ вычитается из дохода физлица в большей величине, чем положено. В этом случае излишне удержанная сумма НДФЛ должна быть возвращена физлицу (п. 1 ст. 231 НК РФ). Если до предоставления справки в ФНС такой возврат был осуществлен, то рассматриваемое поле не заполняется. Если нет — заполняется, и в нем указывается соответствующая сумма переплаты НДФЛ. При этом, как только возврат будет оформлен, в ФНС нужно направить корректировочную справку 2-НДФЛ уже без заполненного поля об излишнем удержании налога (письмо ФНС России от 13.08.2014 № ПА-4-11/15988).
  • При указании в справках персональных данных физлиц — номеров паспортов, ФИО, ИНН. Номерам паспортов и ФИО свойственно меняться — и бухгалтеру, особенно на крупном предприятии, бывает трудно это отследить. Человек может поменять паспорт по сроку, вследствие его утери, смене ФИО при заключении брака и др. Главный налоговый идентификатор физлица — ИНН никогда не меняется. Но важно ошибочно не «приписать» ИНН одного человека к другому — например, если у них похожие фамилии и инициалы.
  • При указании кода ОКТМО (в сопоставлении с кодом, показанным в платежном поручении по налогу). В справке показывается код ОКТМО: муниципалитета, где располагается налоговый агент-юрлицо, либо того муниципалитета, где проживает налоговый агент-ИП. Код, проставленный в 2-НДФЛ и тот, что был показан в платежке на перечисление налога (поле 105), должны совпадать, даже если у налогового агента несколько ОКТМО. ФНС, обнаружив, что коды в платежке и справке разные, может отнести платеж к невыясненным поступлениям, и его придется уточнять.

2-НДФЛ: кто и когда сдает, образец, особенности сдачи и заполнения

Однако если ошибки в 2-НДФЛ не привели к занижению или не перечислению НДФЛ в бюджет, то налоговики с высокой вероятностью не будут штрафовать налогового агента (письмо № ГД-4-11/14515). Но применение такого мягкого подхода — исключительное право самих налоговиков. Для налогового агента здесь гарантий нет.

И все-таки избежать штрафа можно, если своевременно прислать в ФНС корректировку по справке.

Корректировочная 2-НДФЛ: когда и как сдавать?

Корректировочную справку 2-НДФЛ нужно сдавать по принципу «как можно скорее». Штрафов не будет, только если корректировку предоставить до того момента, когда ФНС обнаружила ошибку сама (п. 2 ст. 126.1 НК РФ). Но момент такого обнаружения точно рассчитать невозможно.

Корректировочная форма сдается не только в случае обнаружения ошибок в справке, но и при изменении данных, отраженных в исходном (предыдущем) документе — например, в случае возмещения переплаты по НДФЛ работнику. По некоторым изменениям корректировка, однако, не требуется: например, если до сдачи справки в ФНС у получателя дохода была одна фамилия, а затем — поменялась (письмо ФНС России от 29.12.2017 № ГД-4-11/[email protected]).

Существует особый подвид корректировки по 2-НДФЛ — аннулирующая справка. В ней в поле «корректировка» проставляется код 99. Такая справка применяется, если налоговый агент признал за человеком получение дохода (и последующее начисление и удержание налога) ошибочно, как и впоследствии ошибочно отразил его в первичной 2-НДФЛ.

Строгие санкции в отношении налогового агента, разумеется, будут и в том случае, если он не сдаст форму в ФНС в принципе либо предоставит ее с нарушением срока. Правовые последствия возможны и в случае непредоставления документа работнику.

Что будет при не сдаче справки в ФНС или невыдаче работнику по запросу?

Если справку не сдать в установленный срок в ФНС или сдать с опозданием, то за каждый непредоставленный документ налоговики оштрафуют агента на 200 рублей (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Кроме того, может быть вменен штраф по ст. 15.6 КоАП РФ — в величине:

  • 100-300 рублей (штрафуется агент-ИП)
  • 300-500 рублей (штрафуется должностное лицо агента-организации).

Аналогичный штраф может быть применен и при ошибках в справке 2-НДФЛ.

2-НДФЛ: кто и когда сдает, образец, особенности сдачи и заполнения

Если работодатель не предоставил 2-НДФЛ по просьбе работника, это также может привести к неприятным последствиям. С одной стороны, законодательство не устанавливает прямых мер ответственности за такое нарушение. С другой — невыдачу справки можно квалифицировать как нарушение гражданских прав. Если в случае вынужденного неиспользования справки 2-НДФЛ у гражданина возникнут убытки (например, если без справки его следующий работодатель не сможет корректно рассчитать средний заработок для больничного), то он может инициировать взыскание своих убытков через суд.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

О admin

x

Check Also

Заявление об отказе от предложенных вакансий при сокращении (образец)

Предложение свободных должностей – обязательная процедура Когда издан приказ о сокращении, и сотрудники извещены о предстоящем увольнении, нужно предложить увольняемым работникам свободные вакансии, имеющиеся в организации (подробнее об этом см., «Процедура сокращения штата (пошаговая инструкция 2017)»). Предложение и отказ должны быть оформлены документально Чтобы иметь возможность доказать, что вакантные должности ...

Заявление на получение имущественного вычета у работодателя: образец

Срочно нужно заявление на получение имущественного вычета у работодателя? Это один из обязательных документов для оформления льготы по НДФЛ по месту работы в случае покупки жилой недвижимости. Не секрет, что вычет по подоходному налогу можно оформить не только в налоговой инспекции по месту жительства, но и на собственной работе. Предлагаем ...

Заявление на отпуск по беременности и родам в 2019: образец

Как правильно написать заявление на отпуск по беременности и родам в 2019 году? Общую информацию, касающуюся отпуска по БиР, или, иными словами, декретного отпуска, знают все. Однако отдельные моменты могут вызывать вопросы. Например, продолжительность отпуска, право на отпуск для усыновителей, право на отпуск для гэпэдэшников и т.д. Одним из популярных ...

Заявление об увольнении телеграммой

Заявление можно подать не только лично Решив уволиться, нужно предупредить о своем решении работодателя (ч. 2 ст. 80 ТК РФ). Сделать это следует в письменной форме, написав заявление об увольнении (подробнее об этом см., «Пишем заявление об увольнении по собственному желанию (образец 2017)»). В общем случае, срок предупреждения об увольнении ...