Главная » Предпренимателю » Архив личных дел уволенных работников

Архив личных дел уволенных работников

Уничтожение документов, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, возможно только по прошествии минимальных сроков хранения. Для соблюдения регламента кадрового делопроизводства работодателем создается архив личных дел уволенных работников.

Законодательно установлено правило по обособленному хранению бумажных формуляров с привязкой к номенклатуре дел. Принцип формирования архивных подборок основывается не на персональных данных физических лиц, а на датах издания приказов.

Как обеспечить сохранность личных дел

Ежегодно изданные кадровые приказы раскладываются по номерам и прошиваются. К подборкам распоряжений прикладываются описи. В подшивки необходимо включать приказы одного типа – отдельно систематизируются данные по увольнениям, по отпускам, следующее дело заводится для внутренних переводов. Количество папок зависит от степени детализации номенклатуры. В любом случае, хранение личных дел уволенных сотрудников должно быть обеспечено работодателем.

Если приказы, переданные в архив, имеют приложения, эти бумаги подлежат хранению вместе с распоряжениями. Срок сохранности для дополнительных документов будет идентичен со сроком нахождения в архиве приказа. Личные карточки, оформленные по шаблону бланка Т-2, архивируются по аналогии с кадровыми распоряжениями и опечатываются.

Работодатель обязан сохранять личное дело уволенного сотрудника. В архив передается оригинал документа. Формуляры по уволенным и работающим специалистам должны быть обособлены друг от друга. При использовании данных из личных дел в качестве обоснования для издания приказа, к распорядительному бланку прикладывается выписка из дела или заверенная копия. Правила организации архивного хранения кадровых бумаг:

  • личные дела оформляются на бумажных носителях
  • закрытые дела должны быть систематизированы и подшиты в папки
  • каждая страница нумеруется для предотвращения случаев несанкционированного изъятия отдельных листов
  • на титульной стороне папки проставляется количество подшитых дел
  • на текущем хранении у кадровых специалистов могут оставаться только формуляры по работающим должностным лицам.

Папки с документами уволенных работников передаются в архив. Бланки складываются в специальные шкафы. Стеллажи для хранения должны быть защищены от огня и воздействия влаги. Расстановка папок осуществляется по двум сортировочным признакам:

О admin

x

Check Also

Заявление об отказе от предложенных вакансий при сокращении (образец)

Предложение свободных должностей – обязательная процедура Когда издан приказ о сокращении, и сотрудники извещены о предстоящем увольнении, нужно предложить увольняемым работникам свободные вакансии, имеющиеся в организации (подробнее об этом см., «Процедура сокращения штата (пошаговая инструкция 2017)»). Предложение и отказ должны быть оформлены документально Чтобы иметь возможность доказать, что вакантные должности ...

Заявление на получение имущественного вычета у работодателя: образец

Срочно нужно заявление на получение имущественного вычета у работодателя? Это один из обязательных документов для оформления льготы по НДФЛ по месту работы в случае покупки жилой недвижимости. Не секрет, что вычет по подоходному налогу можно оформить не только в налоговой инспекции по месту жительства, но и на собственной работе. Предлагаем ...

Заявление на отпуск по беременности и родам в 2019: образец

Как правильно написать заявление на отпуск по беременности и родам в 2019 году? Общую информацию, касающуюся отпуска по БиР, или, иными словами, декретного отпуска, знают все. Однако отдельные моменты могут вызывать вопросы. Например, продолжительность отпуска, право на отпуск для усыновителей, право на отпуск для гэпэдэшников и т.д. Одним из популярных ...

Заявление об увольнении телеграммой

Заявление можно подать не только лично Решив уволиться, нужно предупредить о своем решении работодателя (ч. 2 ст. 80 ТК РФ). Сделать это следует в письменной форме, написав заявление об увольнении (подробнее об этом см., «Пишем заявление об увольнении по собственному желанию (образец 2017)»). В общем случае, срок предупреждения об увольнении ...